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Qu’est-ce qu’un Assistant Personnel ?

Le PA (Personal Assistant) effectue des tâches similaires à celles de l’assistante de direction classique, dontr la gestion de l’agenda et rendez-vous de son client, rédaction de courriers, la prise de notes, l’aide aux décisions, l’organisation des réunions.

Le PA (Personal Assistant) a pour mission d’assister son client (généralement manager, directeur, businessman, chef d’entreprise homme ou femme) tant sur un domaine professionnel que privé.

Le PA a accès aux données et informations confidentielles que lui confie son client. Cette collaboration s’établit alors un cadre de parfaite coordination et de confiance.

Le PA intervient dans la vie privée de son client. Il doit donc faire preuve de discrétion, d’attention et être exigent. La gestion des affaires privées comprend des demandes très variées dont la gestion des déclarations fiscales, la réservation de restaurants, l’organisation d’anniversaires entre amis, la logistique de vacances, la gestion de courriers personnels, du personnel domestique, etc…

Le PA doit ainsi faire preuve d’ouverture d’esprit, de diplomatie et de psychologie pour instaurer cette future collaboration. Il doit analyser rapidement les informations afin de les structurer pour distinguer ses services à ceux de l’assistante classique.

Le client peut être amené à contacter son assistante personnelle en dehors des heures de bureaux classiques tout en respectant sa vie privée. Les chefs d’entreprise qui font appel à un PA ont besoin d’une relation « cordialement professionnelle ».

« Avec Myriam, mon assistante personnelle, nous nous voyons une fois par semaine, généralement en fin de semaine. Cela me permet de sortir de mon cadre professionnel habituel et d’appréhender ainsi les problèmes d’entreprise plus détendu. Autour d’un café, nous parlons de faits divers de société et élaborons les missions de la semaine à venir.  Ce sont souvent les mêmes demandes qui reviennent avec parfois des urgences à traiter alors que ma secrétaire est déjà en week-end. Il m’arrive de devoir prendre un vol rapidement et je n’ai pas le temps de m’en occuper car j’ai toujours des appels à passer entre temps ; Myriam possède mes infos personnelles. Je n’ai vraiment pas envie de passer du temps pour ce genre de tâches.

Je dirige une trentaine de salariés depuis 20 ans sur des sites différents avec deux assistantes dont une par région. Cependant, malgré de très bons rapports avec mes collaborateurs, je ne veux plus intégrer ma vie privée dans l’entreprise. Cela fait deux ans que je travaille avec Myriam et je suis plus serein car il n’y a pas d’amalgame et de mélanges des genres. Elle ne connaît ma famille que par mail et téléphone et ne côtoie pas mes autres assistantes. »

Mr H.B, 59 ans,

Chef d’entreprises à Paris, Barcelone, Bruxelles, Marseille et Lyon.

« J’ai un bureau dans lequel je ne suis présente que très rarement ou en fin de journée. Je voyage souvent en Région et ai malheureusement peu de temps pour gérer mon secrétariat pro et encore moins chez moi. Je ne voyais pas l’intérêt d’avoir une secrétaire à temps plein, que je devrais en plus remplacer en cas de congés maladie ou vacances, PAS LE TEMPS !!!

La solution ORCCA Consulting arrivait à point nommé par une connaissance professionnelle commune.

Elle se déplace avec son ordinateur, son scan et hop en une demie journée le constat était fait : Intervention deux fois par semaine, un forfait mensuel incluant du télétravail.

Le petit plus c’est quand je lui demande de partir assister aux journées de travail avec mon homologue. C’est un service qui n’est pas négligeable.

Je travaille dans une ambiance très joviale qui me convient vraiment. »

 

Elizabeth D.C, 48 ans

Responsable de production - Versailles